Dropbox: trucchi e segreti per sfruttarlo al meglio

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Dropbox: trucchi e segreti per sfruttarlo al meglio BEST5.IT 2016-12-05 08:27:09
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Dropbox è un servizio che ti permette di salvare, sincronizzare, condividere e portare ovunque foto, documenti e video, usando la Nuvola.

Qualsiasi file salvato nel tuo Dropbox verrà automaticamente salvato su tutti i tuoi computer, telefoni e persino sul sito web di Dropbox.

Ciò significa che puoi iniziare a lavorare sul tuo computer a scuola o in ufficio e terminare sul computer di casa. Non dovrai mai più inviarti file per email.

Scopriamo insieme quali sono le funzioni più interessanti per il lavoro e per lo svago. La versione da 2 GB di spazio iniziale è gratis!

P.S. Dropbox è gratuito! Se esaurisci lo spazio, vai alla pagina https://www.dropbox.com/plans per visualizzare gli abbonamenti disponibili.
Gli account gratuiti dispongono di 2 GB di spazio (i file eliminati e le revisioni non vengono conteggiati ai fini di questo limite). Puoi sempre controllare il tuo utilizzo nella pagina delle impostazioni dell’account all’indirizzo https://www.dropbox.com/account.

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1. Dropbox nasce nel 2008

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Nato nel 2008, il servizio di salvataggio e condivisione di file Dropbox ha conquistato molto presto un vasto numero di utenti.

Un anno dopo il debutto aveva già raggiunto i 3 milioni di persone iscritte.

Disponibile per tutti i principali sistemi operativi in circolazione (Windows, Mac OSX, Linux) compresi quelli di smartphone e tablet (Android, iOS) ci offre per iniziare 2 GB di spazio gratuito.

Possiamo aumentare i Gigabyte di partenza in tanti modi diversi, sempre senza spendere un euro.

Nei vari blog seri sparsi per internet si possono raccogliere tantissime testimonianze, come ad esempio di un ragazzo che riuscì a raggiungere ben 52 GB di spazio gratuiti invitando alcuni amici a usare Dropbox e installando l'app sul proprio smartphone Samsung, attivando così una promozione durata 2 anni.

Per chi ha bisogno di più GB esistono gli account PRO da 1 Terabyte e quelli dedicati ai gruppi business. Il costo è di 10/12 euro al mese a seconda delle opzioni scelte.

Dropbox è come un hard disk esterno online, ma ha una marcia in più.

Non solo ci consente di immagazzinare file e cartelle in maniera facile e veloce sul Web,ci permette anche di condividere con altri tutto il materiale salvato.

2. Come funziona e i problemi di spazio

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Per creare un account visitate la pagina www.dropbox.com, e installate Dropbox sul nostro dispositivo principale seguendo la procedura guidata (è più comodo farlo da computer), sfruttando così tutte le comodità del servizio.

Dropbox non è l'unico in circolazione a offrire GB di spazio gratuiti e la sincronizzazione di file e cartelle condivise ma è affidabile e senza dubbio è tra i più usati.

Inoltre vanta una lunga storia e in 8 anni è riuscito ad aggiungere e perfezionare molte funzioni interessanti per lo svago e per il lavoro. 

I nostri file vengono sincronizzati automaticamente su più dispositivi.

Questo significa che tutte le modifiche effettuate ai file presenti in una cartella condivisa, da qualsiasi computer, smartphone o tablet che vi ha accesso, verranno riportate immediatamente su tutti gli altri device su cui è stato installato Dropbox.

Si tratta di un'opzione comodissima soprattutto per coloro che lavorano ad uno stesso progetto, ciascuno da luoghi diversi.

Quando necessario è anche possibile escludere in modo semplice e veloce alcune cartelle dalla sincronizzazione automatica, basta attivare dal proprio Dropbox la funzione di Sincronizzazione selettiva.

I file sincronizzati nel nostro computer vanno a occupare la memoria fisica del PC. Se abbiamo più materiale su Dropbox rispetto allo spazio disponibile nel nostro disco rigido, dobbiamo escludere subito alcune delle cartelle di Dropbox dalla sincronizzazione con il PC.

In questo caso torna utile la funzione di Sincronizzazione selettiva che abbiamo citato prima. Possiamo fare in modo che le cartelle personali non vengano sincronizzate sul computer dell'ufficio e viceversa.

Oppure decidere che i file più pesanti come gli archivi fotografici siano salvati online su Dropbox ma non figurino in nessuna delle cartelle locali.

Prima di deselezionare una cartella nelle Impostazioni di Sincronizzazione selettiva, aspettiamo sempre che il caricamento dei file contenuti in essa sia completo.

3. Lavorare in gruppo

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Le cartelle di Dropbox possono essere utilizzate e condivise da qualsiasi computer e anche dai dispositivi mobile, basta scaricare dallo Store ufficiale del sistema operativo in uso l'applicazione gratuita.

In più possiamo accedere ai file salvati nel nostro account via web.

Si tratta di un'opzione molto comoda quando ad esempio stiamo usando un PC che non è il nostro. Per utilizzare Dropbox all'interno di un team di lavoro non è necessario acquistare un abbonamento professionale.

Se tutti hanno spazio a sufficienza si possono tranquillamente usare gli account gratuiti finché si riesce.

Nel momento in cui abbiamo la necessità di comunicare ad uno degli altri utenti con cui condividiamo un file che abbiamo effettuato una modifica a un documento e vogliamo il suo parere, possiamo sfruttare una nuova opzione che Dropbox ha inserito da alcuni mesi, i Commenti.

Se abbiamo aperto il file dalla nostra cartella Dropbox sul PC basta fare clic sul simbolo azzurro che rappresenta una scatola. Appare il menu di condivisione. Scegliamo Commenti e scriviamo.

Menzioniamo il destinatario usando il suo nome utente preceduto dal simbolo @. In questo modo la persona che abbiamo chiamato in causa riceverà una notifica e potrà iniziare una discussione con noi.

La comodità è legata all'immediatezza: se per comunicare ai colleghi una modifica prima dovevamo aprire un'applicazione di messaggistica o la casella di posta elettronica, ora possiamo farlo quasi senza interrompere il flusso di lavoro, direttamente da Dropbox. Un piccolo trucco ma molto comodo!

4. Foto e video

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I file ingombranti sono i più difficili da gestire. Con Dropbox possiamo salvarli nella Nuvola e metterli a disposizione di chi vogliamo.

Per questo è un ottimo strumento di condivisione di immagini e video, due tipologie di file che occupano sempre parecchi GB nel nostro hard disk.

Ma c'è un'altra ragione che rende Dropbox adatto alla gestione di video e foto. Tutti noi abbiamo immagini e filmati salvati un po' dove capita.

Ci ripromettiamo di trovare il tempo per organizzarli in una raccolta, ma troppo spesso non abbiamo né tempo né voglia di farlo.

Dropbox ci semplifica la vita (almeno in parte) consentendo di visualizzare tutte le foto e tutti i video del nostro account in una sola pagina.

Entriamo nel nostro profilo Web di Dropbox e clicchiamo su Foto nella barra laterale sinistra. Qui ci sono tutti i filmati e le immagini salvati nel nostro account, cartelle condivise comprese, in ordine di data.

Quelli più recenti sono i primi. Spostando il cursore sulla destra appare una scansione temporale che ci consente di accedere più in fretta ai file di un determinato mese e anno.

Per creare in pochi minuti un album da condividere basta selezionare tutti i file che ci interessano. Ora facciamo clic destro nell'angolo in alto a destra dell'ultima foto o video che abbiamo scelto e poi clicchiamo su Aggiungi all'album.

Infine scegliamo Crea nuovo album e diamo un nome alla raccolta. In alternativa, per una gestione più flessibile di foto e video, Dropbox propone Carousel, un nuovo modo di organizzare tutte le nostre immagini e i filmati non solo in base al tempo ma anche in base al luogo in cui vengono realizzati.

Carousel offre alcune opzioni aggiuntive che dovrebbero facilitare la ricerca delle fotografie e dei video quando sono molto numerosi e riguardano periodi di tempo molto lunghi.

Proviamo a capire se fa per noi andando su carousel.dropbox.com. Se non ci piace possiamo sempre tornare indietro.

5. Opzioni di condivisione

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OPZIONI DI CONDIVISIONE

  1. Possiamo limitare l'accesso alle cartelle condivise e scegliere se il membro di un gruppo può modificare un file oppure no.
  2. Possiamo condividere immediatamente un file selezionandolo e facendo clic su Condividi link dal menu di Dropbox. Il link può essere inviato a chiunque via email,SMS, chat.
  3. Quando condividiamo un file possiamo impostare una password di accesso e anche aggiungere un tempo di scadenza oltre il quale il file non sarà più disponibile.

 

COSA SUCCEDE QUANDO... DUE PERSONE APRONO E MODIFICANO UN FILE CONTEMPORANEAMENTE?

  • Quando due persone aprono un file salvato in una cartella condivisa e lo modificano nello stesso momento Dropbox salva entrambe le nuove versioni del documento, ma in due file separati, non unisce le modifiche in modo automatico!
  • Ci troviamo di fronte a un caso di copie in conflitto.
  • Le copie in conflitto vengono create anche quando un file viene lasciato aperto su un altro dispositiva
  • Per evitare il problema possiamo spostare il file in uso dalla cartella Dropbox durante la modifica. Oppure creare una cartella in Dropbox dove mettere i file che stiamo aggiornando, chiamandola ad esempio Presi o In Uso. Gli altri membri sapranno che non devono fare cambiamenti.



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