Per chi è in procinto di aprire un locale nuovo, la scelta del punto cassa rappresenta uno step di fondamentale importanza; ma lo stesso vale anche per chi ha intenzione di rinnovare la propria attività commerciale. Un registratore di cassa, infatti, non deve essere considerato solo come uno strumento finalizzato all’emissione di scontrini, ma merita di essere ritenuto un vero e proprio alleato per qualsiasi imprenditore per ciò che concerne l’incremento del fatturato e la gestione del punto vendita sotto ogni aspetto.
Al giorno d’oggi si parla di punti cassa smart per indicare i registratori di cassa evoluti, grazie a cui è possibile emettere scontrini e fatture con la massima velocità, ma anche provvedere a molte altre incombenze: per esempio l’analisi dei dati di vendita, così come la gestione del magazzino e, soprattutto, la creazione delle schede clienti.
Come è facile intuire, allora, l’acquisto di un punto cassa va ben ponderato: si deve riflettere, in particolare, su quelle che potrebbero essere le funzionalità più importanti per l’attività che si gestisce.
1. Non tutti gli esercizi presuppongono gli scontrini fiscali
Prima di tutto, ci si deve preoccupare di verificare se la propria attività richiede uno scontrino fiscale. Non tutti gli esercizi commerciali, infatti, sono tenuti a emetterli: basti pensare ai giornalai o alle tabaccherie, per cui non è previsto alcun obbligo.
Anche se non si è tenuti a rilasciare gli scontrini fiscali, comunque, questo non vuol dire che non ci possa essere la necessità di un sistema di cassa.
Qualora, invece, non si possa prescindere dall’emissione degli scontrini, è consigliabile optare per i punti cassa smart, che permettono di inviare le fatture e gli scontrini tramite posta elettronica e di memorizzare i dati riguardanti i clienti. Essi, inoltre, favoriscono una comunicazione più efficace.
2. Quanti dati devono essere monitorati?
Per la gestione di un esercizio commerciale possono essere davvero tanti i dati da tenere sotto controllo, dal magazzino ai resi, dalle vendite agli sconti. I file Excel ormai rappresentano il passato, e c’è bisogno di soluzioni più moderne.
E' il caso dei punti cassa di nuova generazione, che mettono a disposizione funzionalità di analytics che permettono di sapere, tra l’altro, qual è il dipendente più produttivo e che lavora meglio, quali sono i giorni della settimana in cui gli affari vanno peggio o se è necessario provvedere a un rifornimento del magazzino. Insomma, un ampio ventaglio di statistiche giornaliere che riguardano, ovviamente, anche l’andamento delle vendite, senza trascurare le merci rimaste in magazzino.
3. Le dimensioni del negozio e la quantità di spazio a disposizione
Nella scelta di un punto cassa vanno presi in considerazione anche aspetti più pratici, come per esempio lo spazio disponibile in negozio. L’ideale sarebbe dire addio al registratore di cassa classico per passare a un punto cassa più piccolo che agevoli la mobilità.
Ciò è vero non solo quando lo spazio che si può destinare al punto cassa è poco, ma anche se si ha a che fare con un punto vendita di grandi dimensioni che deve essere presidiato in modo costante.
Per fortuna non è difficile trovare sul mercato programmi da installare sul computer o in dispositivi mobili come uno smartphone o un tablet. Così facendo si è certi di riuscire a risparmiare spazio, e in più le vendite possono essere gestite ovunque. Un’altra conseguenza di non poco conto riguarda la riduzione dei tempi di attesa in cassa, a tutto vantaggio del cliente.
4. Un punto cassa in cloud è fondamentale: ecco perché
Sarebbe preferibile acquistare un punto cassa in cloud, considerati i tanti vantaggi che una soluzione del genere è in grado di garantire: un modo per massimizzare le vendite sfruttando l’opportunità di esaminare nel dettaglio le relative performance.
Un registratore di cassa online, tra l’altro, consente di trasmettere i corrispettivi elettronici, e in più assicura una gestione delle fatture elettroniche senza limiti. Non è esagerato sostenere che il punto cassa in cloud è uno strumento indispensabile per il successo di qualunque business: si pensi solo alla comodità che deriva dalla gestione automatizzata delle vendite, del magazzino e delle comande.
Da un lato si può beneficiare di una evidente e concreta semplificazione del lavoro da svolgere, mentre dall’altro lato si incrementa la produttività dello staff. Il cloud consente di approfittare di un sistema di cassa sicuro, caratterizzato dagli standard di affidabilità più elevati e al contempo semplice da utilizzare.
Forse i venditori non potrebbero desiderare di meglio: tutto merito della nuvola, con il suo approccio multicanale che offre a chi lo desidera l’occasione di integrare i canali di vendita offline con quelli online. Con un punto cassa in cloud, infine, si agevola la gestione di tutto il flusso delle fatture e dei corrispettivi elettronici, da quando essi vengono creati fino alla conservazione dei documenti.
5. Il servizio di assistenza
Può essere utile, in molte circostanze, optare per quei fornitori che garantiscono un servizio clienti operativo 7 giorni su 7 e 24 ore su 24, in chat o anche al telefono. Quando si gestisce un’attività commerciale che rimane aperta oltre gli orari di ufficio – un pub, per esempio – è bene accertarsi che il fornitore a cui ci si è rivolti per comprare il punto cassa sia in grado di risolvere problemi anche di sera o in un giorno festivo. Gli imprevisti possono sempre capitare, e se un inconveniente si dovesse verificare al di fuori degli orari di lavoro di un ufficio sarebbe importante poter contare su un pronto intervento, anche a distanza.
È importante, inoltre, che il software che si sceglie sia compatibile con gli hardware: anche in questo caso un punto cassa smart è la soluzione che ci vuole perché offre la sicurezza di non dover acquistare nuovi hardware. Anche perché, se così fosse, la spesa da sostenere sarebbe alquanto elevata, visto che si tratterebbe di comprare un nuovo computer, un nuovo POS, una nuova stampante fiscale, e così via. Per innovare un business, invece, deve essere sufficiente installare un programma sui device di cui si è già in possesso.
