Sei lavoratori su dieci ritengono che il maggior ostacolo al proprio sviluppo personale e professionale sia rappresentato dalla mancanza di tempo per dedicarsi a ciò che vorrebbero.
Il dato viene da un’indagine condotta durante la pandemia dalla società di consulenza delle risorse umane Cornerstone.
È infatti esperienza comune sentire di non avere mai tempo per dedicarci ai nostri hobby, per stare con la famiglia o gli amici o per lavorare in modo più sereno.
Ma davvero gli impegni sono troppi oppure siamo noi a non saperci organizzare? Sicuramente ci sono tante cose che ci piacerebbe fare ma che vengono poi inghiottite da una quotidianità sempre più complessa e pesante.
Spesso partiamo con buoni propositi, ma alla fine, sopraffatti dalle scadenze, arriviamo distrutti a fine giornata e disdiciamo tutto per l’eccessiva stanchezza.
Ma il nostro tempo è davvero così poco? Sì e no secondo gli esperti: da un lato, oggi abbiamo fin troppe opzioni per riempire le giornate. Il risultato è che ci sentiamo sopraffatti dagli impegni.
Dall’altro, spesso sprechiamo interi pomeriggi o serate, per esempio sui social. La buona notizia è che possiamo fare meglio. Ecco come.
1. Organizzatori o confusionari? Guardiamoci dentro
Comunque non siamo tutti uguali. La persona che sa gestire bene il suo tempo organizza i ritmi della giornata in anticipo ed è attenta a evitare attività inutili.
Al contrario, chi sente di non avere mai tempo a sufficienza è tipicamente un ottimista e tende a sovrastimare il tempo a sua disposizione, accorgendosi inevitabilmente di essere in ritardo quando ormai è troppo tardi.
Così finisce col completare i suoi impegni all’ultimo e magari male. Chi ha problemi a organizzare i suoi tempi di solito è anche un perfezionista.
È sempre in ritardo perché vorrebbe fare tutto al meglio. Oppure è incapace di delegare agli altri le sue attività, pur sapendo di non poterle potare a termine.
Spesso, poi, la percezione di non aver tempo nasconde emozioni che non vogliamo confessarci. Quante volte ci diciamo “dovrei andare in palestra ma non trovo il tempo” per poi ritrovarci nel weekend seduti sul divano per pomeriggi interi?.
Spesso infatti facciamo in modo di non trovare il tempo di fare ciò che non abbiamo voglia di farle. Questo ci insegna che dovremmo essere consapevoli di cosa veramente vogliamo fare e di cosa invece ci imponiamo di fare, controvoglia.
Per gli psicologi il primo passo per imparare a gestire il tempo è sintonizzarsi con i propri bisogni reali: solo così riusciremo a portare a termine ciò che conta per noi e a organizzarci al meglio per fare quello che magari non ci piace ma che pur dobbiamo fare.
2. Una società basata sul tempo con troppe opzioni
La società in cui viviamo non ci aiuta.
Oliver Burkeman, giornalista e autore del recente Come fare per avere più tempo? (Vallardi) fa un confronto con le comunità contadine medievali: «Non esistevano pressioni intollerabili per “fare tutto” perché il lavoro di un contadino è infinito: ci saranno sempre un’altra mungitura e un altro raccolto, quindi non ha senso affrettarsi verso un ipotetico traguardo. Gli storici definiscono questo stile di vita come “orientato alle attività”».
Al contrario, per noi oggi il tempo ha un valore prescrittivo: «Pensate per esempio a come avete in programma di trascorrere il pomeriggio di domani o a cosa avete realizzato nell’ultimo anno», scrive ancora Burkeman.
«Con ogni probabilità, vi ritroverete a visualizzare un calendario, un metro, i numeri di un orologio o una linea temporale più o meno astratta. Poi misurerete e valuterete la vita reale secondo questo criterio immaginario, incasellando mentalmente le attività all’interno della linea temporale».
Ma se a guidare le nostre giornate è il tempo e non le azioni che compiamo, lo stress diventa inevitabile. Oggi il tempo manca anche perché abbiamo tantissime opzioni tra cui scegliere per riempire le nostre vite.
Che questo abbia dei risvolti positivi è indubbio, ma non possiamo sottovalutare quelli negativi. Se il contadino medievale conduceva una vita dura ma semplice, oggi siamo angosciati da come impiegare al meglio le giornate e dalla paura di sprecarle.
L’abbondanza di attività possibili suscita troppe aspettative, ci paralizza e, dopo aver preso una decisione, ci rende tristi per il timore di non aver fatto la scelta migliore.
3. Non sprechiamo il tempo, non esageriamo con le liste di cose da fare ed evitiamo il multitasking
- Non sprechiamo il tempo
La vita non è infinita: riduciamo allora quelle abitudini inutili che solo apparentemente ci fanno star bene ma che monopolizzano la nostra attenzione e occupano il nostro tempo.
Ad esempio i social media: «Sono un’enorme macchina votata a fare sì che per gran parte del tempo ci importi delle cose sbagliate e che, proprio per questa ragione, è congegnata perché ci importi di troppe cose», scrive il saggista Oliver Burkeman.
Ma non solo: se dobbiamo concentrarci, non facciamoci problemi a non rispondere al telefono o ai messaggi.
Secondo un’indagine impieghiamo infatti dai 15 ai 25 secondi per riprendere la concentrazione persa in seguito alla lettura di una mail.
- Non esageriamo con le liste di cose da fare
Organizzare il nostro tempo è importante, tuttavia fare liste di impegni e attività da portare a termine non è sempre una buona idea: può farci credere di avere tutto sotto controllo e non ci permette di gestire gli imprevisti.
Imporsi schemi troppo rigidi produce inevitabilmente un effetto trasgressione, rendendoci sgradevoli perfino quelle attività piacevoli che avevamo scelto di inserire nelle nostre giornate.
La persona finisce così per sconfortarsi sempre di più.
- Evitiamo il multitasking
A volte crediamo che per fare tutto ciò che ci siamo prefissati sia bene imparare a svolgere più di un’attività insieme.
Tutt’altro: Chi gestisce bene il proprio tempo rifugge il multitasking.
L’illusione di poter fare più cose contemporaneamente ci fa perdere più tempo e ci affatica anche molto di più.
Impariamo ad esempio a non consultare le mail appena arrivate fino a quando non abbiamo concluso il documento che stavamo scrivendo.
4. Facciamo due elenchi e stabiliamo le priorità
- Facciamo due elenchi
Un trucco per non essere vittime delle liste è quello dei due elenchi.
Mettiamo i nostri impegni in un elenco “aperto” e in uno “chiuso”: «L’elenco aperto contiene tutto ciò che avete in sospeso e senza alcun dubbio sarà infinito», spiega Burkeman.
«Servirà ad alimentare quello chiuso, con un massimo di dieci voci alla volta». Solo quest’ultimo è l’elenco da seguire, quello operativo.
La regola è che non si può aggiungere una nuova attività dall’elenco chiuso finché non se ne è completata un’altra.
Usare due liste consente di discernere tra attività importanti e urgenti (elenco chiuso) e tutte le altre che invece possono essere lasciate in “lista d’attesa”.
«Questa strategia può essere integrata stabilendo limiti di tempo predefiniti per il lavoro quotidiano».
- Stabiliamo le priorità
Impariamo a scegliere cosa è veramente importante e lasciamo da parte il resto.
Un trucco è quello della “scala senza un gradino” che consiste nello stabilire quanto teniamo davvero a ciascuna attività che vogliamo svolgere indicandola su una scala da 0 a 10.
Ma attenzione: non possiamo usare il 7. Se pensi che un progetto meriti un 7 ripensaci meglio e scegli se dargli un 6 o un 8.
Tendiamo infatti a intasare la nostra vita di “non si sa mai, magari potrebbe essermi utile”, ovvero di impegni che non si meritano sicuramente un 10, ma che preferiamo caricarci sulle spalle per paura di perdere un treno importante.
Porre le attività su un livello medio di importanza ci spinge a riempire la giornata di tante cose che riteniamo tutte ugualmente importanti quando magari non lo sono.
Una volta stilata la graduatoria, iniziamo a eseguire solo l’attività più importante: «Quando ci sentiamo ansiosi a causa di troppe responsabilità o ambizioni, siamo tentati di iniziare tutto insieme, ma in questo modo faremo pochi progressi», scrive Burkeman: «concentratevi su un solo grande progetto alla volta».
5. Impariamo a delegare, accettiamo i fallimenti e rilassiamoci
- Impariamo a delegare
Non c’è oggettivamente tempo per fare tutto, quindi qualche attività o compito dovrà essere per forza posticipato, eliminato oppure delegato ad altri.
Come scegliere? Usiamo la matrice di Covey, dal nome del formatore americano che mise a punto questo sistema.
Per ogni azione che vorremmo fare dobbiamo porci due domande: questa attività è urgente? Questa attività è importante?
Dalle risposte emergono quattro possibilità: solo ciò che è urgente e importante andrà fatto subito, senza procrastinare.
Ciò che è importante ma non urgente dovrà essere pianificato e dunque posticipato, mentre ciò che non è importante e nemmeno urgente potrà tranquillamente essere stralciato dal nostro elenco mentale delle cose da fare.
Infine ciò che è urgente ma non importante possiamo tranquillamente farlo fare a qualcuno per noi.
- Accettiamo i fallimenti
Non dobbiamo essere ossessivi nel rispettare tutte le attività da fare: occorre essere coscienti che potremmo anche non farcela a fare tutto perché magari un giorno saremo stanchi oppure perché potremmo essere interrotti.
Burkeman parla di “fallimento strategico”: «Il grande beneficio di definire in anticipo intere aree di vita in cui non ci aspettiamo di raggiungere l’eccellenza è che ci permette di concentrare tempo ed energia in modo più efficace».
Inoltre un fallimento programmato non ci farà sentire tropo delusi.
- Rilassiamoci
Pretendere troppo da noi fa male: ogni tanto serve anche oziare per essere più produttivi.
Una ricerca pubblicata sul Journal of Social and Clinical Psychology, condotta da Richard Ryan dell’Università di Rochester (USA) e basata sulla rilevazione dei cambi di umore di un gruppo di lavoratori, spiegava perché il fine settimana migliora il benessere fisico e mentale: disporre di tempo libero dedicato a sé stessi e ai propri bisogni, senza troppi programmi, rende più sereni e capaci di affrontare al meglio gli impegni della settimana.
