La FatturaPA è un particolare tipo di fattura elettronica il cui contenuto è rappresentato in un file XML, realizzato secondo il formato della FatturaPA.
La FatturaPA è la sola tipologia di fattura accettata dalle Pubbliche Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.
L’obbligo della fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione (PA) viene spesso considerato come un vantaggio esclusivamente per la Pubblica Amministrazione.
In effetti la fattura elettronica, semplificando e riducendo le risorse umane nella gestione del ciclo passivo, risulta più vantaggiosa per chi la riceve rispetto a chi la emette.
Ci sono però anche dei vantaggi per il soggetto che emette la fattura:
– Un primo vantaggio per il cedente dei beni o delle prestazioni si realizza in una diminuzione dei tempi di pagamento da parte della Pubblica Amministrazione che ha un migliore e più rapido controllo delle fatture ricevute e soprattutto la certezza della ricezione che viene tracciata dalla Posta Elettronica Certificata (PEC) o da altri sistemi rigorosi.
– L’altro vantaggio non è immediato, ma non per questo meno importante, ed è rappresentato dall’introduzione di nuove tecnologie nella gestione dei documenti oltre a un maggior rigore nella preparazione della fattura che è un documento strutturato, che come tale richiede una compilazione molto precisa.
L’abbandono della carta introduce inoltre dei vantaggi nella riduzione dei costi di gestione ed è propedeutico per la successiva introduzione di moderni strumenti di gestione come il workflow e la firma digitale nel ciclo di approvazione dei pagamenti.
Sembra che in futuro ci saranno degli incentivi statali per le aziende che introdurranno la fattura elettronica anche tra privati e quindi l’attuale obbligo di emissione della fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione non deve essere considerato come un’ulteriore incombenza per l’azienda, ma bensì come una spinta nel miglioramento della gestione amministrativa che renderà le aziende più moderne e produttive.
Ma vediamo meglio cos’è la FatturaPA, come si invia, cosa serve per inviarla, come individuare una Pubblica Amministrazione a cui destinarla, ed infine, cos’è il Sistema di Interscambio.
1. Cos’è la FatturaPA
La FatturaPA è una fattura elettronica (ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72) ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Pubbliche Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio (SdI).
La FatturaPA ha queste caratteristiche:
- il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA, l’unico ad essere accettato dal Sistema di Interscambio;
- l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite tramite l’apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura;
- la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni
Il contenuto informativo della FatturaPA prevede le informazioni, rilevanti ai fini fiscali, da riportare obbligatoriamente; in aggiunta a queste, il formato prevede l’indicazione obbligatoria delle informazioni indispensabili per la corretta trasmissione della fattura al destinatario.
2. Come si invia la FatturaPA
La FatturaPA va inviata esclusivamente attraverso il Sistema di Interscambio.
Su di essa deve essere sempre apposta una firma elettronica qualificata.
La FatturaPA può essere trasmessa al Sistema di interscambio, scegliendo tra i seguenti canali:
- PEC
- Invio via web (sevizio che consente la compilazione online delle fatture. Richiede credenziali Entratel/Fisconline oppure una
- Carta Nazionale dei Servizi)
- Web Service (sistema di collaborazione/interscambio di dati via web basato sull’uso di appositi protocolli come SOAP ecc.)
- Protocollo FTP (File Transfer Protocol)
- Porta di dominio (solo per i soggetti attestati sul Sistema Pubblico di connettività)
Per la trasmissione via PEC e l’invio via web non è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio.
In questi casi è sufficiente possedere una casella di posta elettronica certificata (PEC), disporre di una Carta Nazionale dei ervizi, oppure essere registrati ai canali Entratel e Fisconline, che consentono l’accesso ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.
3. Il Sistema di Interscambio
Il Sistema di Interscambio (SdI) è un sistema informatico in grado di:
- ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA
- effettuare controlli formali (ma non contabili) sulle fatture ricevute
- inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie
Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.
Dopo l’invio, l’Operatore economico riceve dal Sistema di Interscambio tutta la messaggistica necessaria per tracciare lo stato della propria FatturaPA e per correggere eventuali errori prodotti al momento della predisposizione della fattura.
Sul sito www.fatturapa.gov.it l’Operatore economico può accedere alle funzionalità di controllo preventivo della FatturaPA, di gestione del proprio canale trasmissivo e di monitoraggio della messaggistica relativa alle fatture inviate.
4. Cosa serve per inviare la FatturaPA
a) Certificato di firma qualificato
Ogni FatturaPA inviata al Sistema di Interscambio deve essere firmata dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata. La firma è necessaria in quanto garantisce l’integrità delle informazioni contenute nella fattura e l’autenticità dell’emittente.
Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi ad uno dei certificatori presenti nell’elenco dei certificatori autorizzati pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale.
Il software utilizzato per apporre la firma deve essere in grado di valorizzare il parametro “signing time”, che riporta la data e l’ora, e che assume il significato di riferimento temporale.
Non è invece necessaria l’apposizione della marca temporale.
b) Casella PEC
I soggetti forniti di una casella di Posta Elettronica Certificata possono inviare tramite PEC la FatturaPA al Sistema di Interscambio.
La Posta Elettronica Certificata è un sistema di posta elettronica che garantisce l’invio e la ricezione di messaggi e di eventuali documenti allegati.
L’invio e la ricezione dei messaggi effettuati tramite PEC hanno lo stesso valore legale delle raccomandate con ricevuta di ritorno.
Per fare richiesta di una casella di PEC è possibile rivolgersi ai gestori presenti nell’elenco pubblico dei gestori di Posta Elettronica Certificata, pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale.
5. Come individuare una Pubblica Amministrazione a cui destinare una FatturaPA
I dati necessari per inviare la fattura alle Amministrazioni sono contenuti nell’IndicePA all’indirizzo www.indicepa.gov.it.
Attraverso la funzione di ricerca, presente nella home page, è possibile selezionare l’amministrazione e nelle pagine successive gli uffici destinatari di fattura identificati dal simbolo €.
A partire dal 6 giugno 2014 per Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale (individuati come tali nell’elenco delle amministrazioni pubbliche pubblicato dall’ISTAT entro il 31 luglio di ogni anno) è scattato l’obbligo di ricevere le fatture dei propri fornitori esclusivamente nel formato della FatturaPA.
A partire dal 31 marzo 2015 l’obbligo di ricezione vale per tutte le altre Pubbliche Amministrazioni (centrali e locali).
A decorrere dalle date sopra indicate, le Amministrazioni non possono accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio e, trascorsi tre mesi da tali date, non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture nel formato della FatturaPA.
Note
Vediamo alcune definizioni:
- La Fattura
La fattura, che tutti conosciamo bene, è un documento fiscale obbligatorio emesso da un soggetto fiscale per comprovare l'avvenuta cessione di beni o prestazione di servizi ed il diritto a riscuoterne il prezzo.
La fattura contiene alcune informazioni obbligatorie come la denominazione o ragione sociale dell'emittente, gli estremi dell'intestatario della fattura, la data, la numerazione progressiva, la descrizione del prodotto/servizio ceduto, l’imponibile, l'importo dell'IVA.
La fattura contiene in genere anche una serie di informazioni aggiuntive come, ad esempio, le condizioni di pagamento, le coordinate bancarie per effettuare il bonifico ecc.
La forma grafica e la disposizione delle informazioni obbligatorie e facoltative della fattura possono essere decise liberamente. - Fattura elettronica
È una fattura in formato digitale in cui l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite tramite l’apposizione della firma digitale o della firma elettronica avanzata di chi la emette.
Nel caso la fattura non venga inviata a mezzo PEC, dovrà inoltre essere provvista di una marca temporale.
La fattura elettronica deve essere archiviata in forma digitale, essendo esclusa la possibilità di stamparla ed archiviarla in forma cartacea, almeno per colui che la emette. - Fattura analogica
È una fattura in formato cartaceo o digitale (documento PDF (Portable Document Format), Word, Excel o similare, documento di testo puro o strutturato come i file XML) a cui non è stata apposta alcuna firma digitale, firma elettronica avanzata o marca temporale.
La fattura analogica in formato digitale deve essere gestita ed archiviata con le stesse modalità delle fatture cartacee.
Pertanto se si riceve, per esempio, una mail con allegata una fattura in formato digitale, PDF ecc., la si deve in ogni caso stampare ed archiviare in forma cartacea.
Lo stesso procedimento deve essere applicato anche alle fatture digitali, inviate come allegato di un messaggio PEC. - FatturaPA
La FatturaPA è un particolare tipo di fattura elettronica il cui contenuto è rappresentato in un file XML, realizzato secondo il formato della FatturaPA. La FatturaPA è la sola tipologia di fattura accettata dalle Pubbliche Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.
