Siamo costantemente immersi in un mare di messaggi, richieste, stimoli, suggerimenti: a volte questo ci induce a ridefinire i nostri programmi di lavoro per correre dietro alle cose da fare nel momento in cui ci vengono poste davanti, lasciando perdere i piani a medio e lungo termine.
Il risultato è quello di ritrovarci, a fine giornata, con la sgradevole impressione di non aver concluso nulla: sì, certo, abbiamo tamponato le emergenze, ma le cose
realmente importanti sono rimaste lì, rimandate a un domani che non arriva mai.
Per cambiare rotta e iniziare a lavorare bene dobbiamo decidere di essere noi a controllare il timone.
Per farlo, dobbiamo fare chiarezza su quelli che sono gli obiettivi che vogliamo raggiungere e sui passi che ci portano a realizzarli.
Una delle prime cose da fare è imparare a distinguere l’urgenza dall’importanza: non è detto che la prima debba sempre cedere il passo alla seconda, anche perché a volte le cose che sembrano urgenti sono in realtà questioni di poco peso, che possono aspettare il loro turno.
Resistere al richiamo dell’urgenza serve anche per imparare a lavorare secondo un piano prestabilito, senza interrompere continuamente quel che stiamo facendo per metterci a fare qualcos’altro.
Se aprite le vostre giornate senza un programma di lavoro, chiunque entri nel vostro ufficio e vi chieda di fare qualcosa avrà vita facile e molto probabilmente l’ennesima urgenza scavalcherà la precedente.
Se al contrario iniziate ogni giornata mettendo a fuoco l’elenco di quel che dovete portare a termine oggi, anche se forse non riuscirete a fare tutto o i vostri piani subiranno delle modifiche, sicuramente resisterete meglio alle distrazioni e in ogni caso sarete in grado di ripianificare i compiti che non avete portato a termine in tempo.
Vediamo allora 5 buoni consigli per imparare a organizzarsi, elementi base della buona pianificazione.
A chi, infine, è interessato all’argomento, consigliamo la lettura del libro di Alessandra Farabegoli “Sopravvivere alle informazioni su Internet”. Buona lettura!
1. Non affidate i vostri piani ai foglietti di carta e gestire per progetti
Scrivere un elenco di cose da fare su un foglio di carta può funzionare come memo a breve termine o aiutarci, con la fisicità del gesto, a fissare le priorità che vogliamo darci per la giornata in corso.
Tuttavia, affidare tutta la propria organizzazione ai foglietti, come anche al taccuino Moleskine o addirittura al quaderno comprato apposta perché ricalca nei dettagli un qualche metodo di produttività individuale, è un’illusione pericolosa.
Capiterà sempre che ci venga in mente qualcosa da fare proprio nel momento in cui non abbiamo sottomano il mitico quadernino; che i nostri piani debbano essere riorganizzati e ci tocchi ricopiare a mano metà delle cose da fare in una data diversa; che ci arrivino richieste per posta elettronica che sarebbe velocissimo copiare e incollare in formato elettronico e che invece ci ritroviamo a dover scrivere a mano.
Un consiglio utile è gestire le cose da fare in modalità digitale e usare la carta solo per le note occasionali – da riportare in formato elettronico non appena possibile.
Se ci fermiamo un momento a pensare a quel che dobbiamo fare, per prima cosa ci troveremo a dividere i vari compiti in base al progetto o all’attività a cui sono collegati.
Distingueremo fra le cose da fare relative alla nostra vita privata e familiare (raccogliere i documenti per la dichiarazione dei redditi, pagare un’assicurazione, comprare un regalo per il compleanno di nostra madre) e i compiti collegati ai vari progetti su cui stiamo lavorando.
I nostri to-do saranno quindi da organizzare per ambito, progetto o liste distinte.
NOTA to-do: una cosa da fare; to-do list: l’elenco delle cose da fare.
2. Stabilire delle date di scadenza e definire obiettivi concreti e fattibili
Ogni cosa da fare dovrebbe avere la propria data di scadenza, se vogliamo sperare di farla davvero.
Le cose che ci riproponiamo di fare senza dirci “entro quando” restano quasi inevitabilmente lì, in attesa di un “momento giusto” che raramente arriva, perché di cose da fare “per subito” o addirittura “per ieri” ne arrivano continuamente, togliendoci il tempo per tutto il resto.
Quindi, se davvero vogliamo fare qualcosa, facciamoci un piacere: mettiamogli un termine.
Le cose che mettiamo nella nostra to-do list devono essere compiti concreti e fattibili.
“Visitare Parigi” non è un to-do, ma un progetto, magari a medio o lungo termine. Per metterlo in atto, dobbiamo tradurlo in una serie di obiettivi pratici, quali per esempio (non necessariamente in questo esatto ordine):
- scegliere il periodo del viaggio;
- trovare un hotel che faccia al caso nostro, scegliendolo online o chiedendo informazioni agli amici;
- decidere se partire in treno, in aereo o in auto;
- se partiamo in aereo o in treno, prenotare il biglietto;
- se nel corso del viaggio vogliamo visitare una mostra o assistere a uno spettacolo, acquistare i biglietti in anticipo;
- controllare che la carta di identità non sia scaduta.
Ciascuno di questi punti corrisponde a una o più azioni concrete, non a un generico “mi piacerebbe”; la realizzazione del nostro progetto “viaggio a Parigi” passa attraverso tutti questi passi operativi.
Scomporre un obiettivo di massima in una serie di azioni concrete è il modo migliore per affrontare compiti che, specie prima di cominciare, possono sembrarci fuori dalla nostra portata.
3. Pianificare a medio e lungo termine...ma concentrarsi sul breve termine
Dobbiamo prendere l’abitudine di dedicare regolarmente un po’ di tempo a rivedere i nostri impegni e organizzare le cose da fare.
Al termine di ogni giornata di lavoro, rivedere l’elenco delle cose in lista per domani; alla fine della settimana, pianificare gli obiettivi principali della settimana successiva; ogni mese, o un paio di volte all’anno, rivedere i nostri obiettivi a medio e lungo termine e congratularci con noi stessi per quel che abbiamo realizzato.
Mentre pensiamo (e scriviamo) le cose che dobbiamo fare, cerchiamo di essere concreti, specifici e dettagliati: quando andremo a prendere in mano la nostra to-do list, è importante avere già a disposizione tutte le informazioni che ci sono necessarie, per non perdere tempo a pensare a “come” fare qualcosa, ma poterci dedicare subito a farla.
Al di fuori dei momenti in cui ci fermiamo a pianificare e organizzare le attività, la sola e unica lista che dobbiamo avere in cima ai nostri pensieri è quella delle cose da fare adesso.
Dobbiamo aprire la nostra giornata consultando i compiti in scadenza oggi e, iniziando da quelli ad alta priorità, dedicarci a fare quel che dobbiamo.
La lista deve essere necessariamente breve: nessuno può realisticamente pensare di spuntare dalla propria to-do list più di una decina di compiti al giorno, a meno che non si tratti di attività assolutamente elementari e velocissime da sbrigare.
Se siete stati tanto bravi da completare entro la mattinata le cose che dovevate fare oggi, solo in questo caso avete il permesso di mettervi a sfogliare i compiti di domani e dei prossimi giorni, o gli incarichi senza una scadenza.
Considerate anche, in alternativa, di regalarvi una mezza giornata di vacanza: ve la siete meritata.
NOTA: Ogniqualvolta ci apprestiamo a compilare una to-do list, dovremmo porci questa domanda: ci metto meno a fare subito questo compito o aggiungerlo nella lista?
4. Non lasciare arretrati e non usare la Inbox come to-do list
Capita inevitabilmente prima o poi (ma, se imparate a pianificare in modo realistico, non sarà la regola, ma un’eccezione) che qualcosa non venga fatto entro la scadenza che ci eravamo prefissati.
I compiti arretrati vanno ripianificati: non ha senso gonfiare a dismisura l’elenco degli arretrati, la cui visione può solo generare senso di ansia e inadeguatezza.
Se arrivate a fine giornata e nella vostra lista ci sono cose che non siete riusciti a fare avete tre opzioni fra cui scegliere:
- si tratta di qualcosa che dovete fare voi? Spostate la scadenza più avanti, e impegnatevi per rispettarla;
- si tratta di un incarico di cui potrebbe o dovrebbe farsi carico qualcun altro? Delegate;
- si tratta di qualcosa che non è poi così importante e che state rimandando da un sacco di tempo? Cancellatelo dalla vostra to-do list.
A fine giornata, l'unica to-do list buona è quella vuota.
Molte persone usano la posta elettronica come strumento di gestione della to-do list:
- si autospediscono messaggi con le cose da fare;
- assegnano un tag “to-do” ai messaggi che sono collegati a un compito da eseguire;
- si fanno inviare dal proprio strumento di gestione to-do list dei messaggi di notifica, con l’elenco dei compiti da svolgere oggi o domani.
E' da sconsigliare caldamente questo tipo di uso della posta elettronica.
Il motivo principale è che la lista delle cose da fare oggi dovrebbe essere costantemente sotto i nostri occhi, mentre se teniamo la posta sempre aperta, a meno che non abbiamo disattivato il controllo automatico dei messaggi dal server, saremo inevitabilmente distratti dalle email in arrivo e tenderemo a perdere di vista le priorità.
La posta va usata per inviare e ricevere messaggi, smistando il più velocemente possibile ciò che arriva in modo da poterci dedicare al resto del nostro lavoro.
Molto utile invece può essere l’opzione offerta da vari strumenti di gestione delle to-do list di alimentare la lista dei compiti via email, con la spedizione di un messaggio a un indirizzo dedicato.
In questo modo, quando ci arriva un messaggio che corrisponde esattamente a un punto da aggiungere all’elenco delle cose da fare, dovremo solo inoltrarlo per ritrovarlo poi al suo posto, quando sarà il momento di dedicarsi a quel compito.
5. Scegliere uno strumento di supporto
Una cosa certa è l'impossibilità di organizzarsi bene facendo affidamento solo sulla carta.
Per fortuna, esistono tanti strumenti e servizi di gestione delle to-do list in grado di adattarsi alle preferenze ed esigenze di ciascuno.
Un consiglio utile è quello di scegliere uno strumento funzionale ma essenziale che metta a disposizione le due caratteristiche fondamentali per una buona gestione dei compiti: organizzazione per progetti e gestione delle scadenze.
Bisogna guardare con sospetto tutto quel che viene in più (complessi meccanismi di classificazione, gestione delle notifiche, tag, priorità ecc.) perché complica e rallenta l’inserimento e la consultazione della vostra to-do list.
Ci sono molti servizi che potete provare per sceglierne uno adatto a voi. Eccone alcuni:
- Wunderlist (www.wunderlist.com): un servizio completamente gratuito che può essere usato sia via browser sia attraverso le app (disponibili nelle versioni Windows, Mac, iPad, iPhone, Android e Windows Phone 7). Offre le funzionalità essenziali per una buona gestione dei task, ma non complica la vita con maschere complesse, informazioni obbligatorie da aggiungere e gestire e così via.
- Remember The Milk (www.rememberthemilk.com): disponibile sia in versione gratuita sia con account PRO (25$/anno). Si può usare via browser e, attraverso le app, su smartphone e tablet. Integrato con il calendario Google, offre varie opzioni di notifica e condivisione.
- Checkvist (www.checkvist.com): offre sia versione gratuita che account PRO (30$/anno); consente di creare liste gerarchiche per gestire progetti e sottoprogetti.
- TeuxDeux (www.teuxdeux.com): è gratuita se usata via browser e offre un’app per iPhone (2,99$). Non consente di organizzare le cose da fare per liste o progetti, ma offre, all’interno di un’interfaccia pulita ed essenziale, una visualizzazione “ad agenda settimanale” che può essere utile per chi vuole tenere sott’occhio gli incarichi dei prossimi giorni.
- Toodledo (www.toodledo.com): disponibile sia in versione gratuita sia con diversi livelli di account PRO (a 14,95$ e 29,95$/anno), offre funzioni aggiuntive quali la suddivisione in sottoprogetti, la gestione di obiettivi generali, la creazione di task ricorrenti. Come ho scritto sopra, io amo gli strumenti essenziali (anche se non “troppo” essenziali, come TaDaList) quindi, dopo aver provato per un po’ Toodledo, l’ho abbandonato; ma forse alcuni di voi possono trovarcisi bene.
- Goodtodo (www.goodtodo.com): gratuito con un limite di dieci task al giorno, versione PRO, con numero di task illimitato, a 3$/mese. È uno strumento essenziale e pensato per concentrarsi in modo specifico sulle cose da fare oggi: un ottimo approccio, che aiuta efficacemente a tenere leggera e svuotare velocemente la propria to-do list.
Goodtodo rende molto semplice inviarsi dei to-do per posta, convertendo i messaggi che ci arrivano in cose da fare senza dover passare per il “copia e incolla” da un'applicazione all'altra.
